Nopeammin ja pienemmillä resursseilla?

Organisaation menestymisen kannalta tarkoituksenmukaisen kapasiteetin määrittäminen on menestymisen ehto. Jos kapasiteettia on liikaa, karkaavat tuottamisen kustannukset käsistä. Jos kapasiteettia puolestaan on liian vähän, joutuvat asiakkaat odottamaan tuotetta tai palvelua liian pitkään. Tämä pätee sekä palvelu- että tuotanto-organisaatioissa.

Edellä mainitun ristiriidan tunnistaminen on operaatioiden johtamisen kannalta tärkeä asia. Tämän vähättely tai lyttääminen, että pitää tehdä tehokkaasti, on lapsellista. Ymmärretään ja hyväksytään yleisesti, että mitä nopeammin ajetaan (nopeus kasvaa) samassa systeemissä, energian tarve kasvaa tai päinvastoin. Jos halutaan tiputtaa polttoaineen kulutusta, tämä onnistuu keskinopeutta laskemalla, mutta matka kestää kauemmin. Käymme kauppaa ajan ja panoksen suhteen. 

Vasteaika ja panokset

Kysyttäessä vastausta kysymykseen: ”haluatko x asian nopeammin”, ihmiset herkästi vastaavat ”kyllä”. Tämä on looginen vastaus, mutta täytyy muistaa, että maksat joko suoraan tai epäsuorasti nopeudesta. Toki, jos systeemi muuttuu, on tilanne eri. Systeemiset muutokset ovat tosin vaikeita, ja siksi tämä edellä mainittu ajan ja panoksen suhde on syytä pitää mielessä.

Tätä ristiriitaa pohdittiin aikoinaan Kööpenhaminassa puhelinkeskusten investointien yhteydessä. Puhelimien käyttö yllätti palvelun tarjoajat. Tämä johti tuntien pituisiin jonoihin. Ihmiset odottivat puhelujen yhdistymistä tunteja. Ratkaisu oli, että hankitaan lisää keskuskapasiteettia. Seuraava kysymys kuului: paljonko? Miksi kysymys paljonko? Siksi koska keskukset sitovat pääomaa ja tarvitaan enemmän henkilöitä töihin. Tutkijat alkoivat tätä selvittää ja syntyi jonomalleja. 

Tänä päivänä voidaan oppia erityyppisten jonojen muodostumista jonoteorioiden avulla (Queueing Theory). Jonomalleja on liki äärettömästi, mutta muutaman mallin avulla oivalletaan helposti, että jonotusajat eivät ole lineaarisia sekä mitkä tekijät vaikuttavat jonon muodostumiseen eniten. Ihmiselle on tyypillistä, että on vaikea hahmottaa epälineaarisia ilmiöitä ja tämä voi johtaa todella vakaviin, ei toivottaviin tuloksiin.

Maailma on monimutkainen ja paikallisten havaintojen perusteella tehdään liki aina vääriä johtopäätöksiä. Istun ikkunan ääressä yhdessä asunnossa Lahdessa. Katsomalla yhdestä ikkunasta yhdessä paikassa en voi päätellä, mikä on sää koko Lahdessa. Voin arvata, mutta se voi mennä pieleen. 

Nyt on pilvistä, eikä sada. Jossain voi olla pilvistä ja sataa, tai jossain paistaa aurinko. Jos olisin aamulla katsonut säätiedotuksen (meteorologien laatiman), taustalla muistissani oleva tieto voisi joko vahvistaa tai kumota ajatustani. Uskomalla sääennustukseen on todennäköisempää osua oikeaan kuin havainto ikkunasta, sillä sääennustuksen luomiseen on käytetty ilmasto- ja säämalleja sekä tutka- ja säähavaintojen yhdistelmää.

Palataan jonoon. Ajatellaan, että vastaisin jostakin operaatiosta (sairaalassa, tehtaassa, palvelukeskuksessa). Vastuullani olevaan operaation kysyntä kasvaisi 10 %. Minun pitäisi kertoa paljonko tämä vaikuttaa vasteaikaan (kuinka kauan kestää, että ns. työ on tehty). Mitä vastaisin? Kasvattaa, laskee ja kuinka paljon? 

Tämä riippuu useista asioista. Halutaanko palvella kaikkia samalla vasteajalla? Missä järjestyksessä palvellaan? Mikä on tämänhetkinen kuormitus? Onko kysynnän ja operaation toiminen vaihtelu pientä vai suurta? Onko jono rajoitettu vai ei? Onko palvelevia pisteitä yksi vai useampi? Tässä muutamia kysymyksiä. 

Edellä olevista voisi nostaa yhden tekijä ylös vasteaikaan vaikuttavan tekijöiden ymmärtämisen konkretisoimiseksi. Otetaan kuormitus, joka kuvaa kuinka kiireinen operaatio on, eli käyttösuhde (u = utilization). Tätä voidaan mallintaa u/(1-u) kaavalla. Tässä u kuvaa operaation kiireyttä. Millä todennäköisyydellä keskimäärin asemassa on työ käsittelyssä. Oletetaan, että 50 % ajasta on ns. ”joutoaika” (kapasiteettia on reilusti), tilannetta, missä 25 % joutoaikaa ja 10 % on joutoaikaa.

Taulukko 1. 10 % kuormitusmuutos vasteaikaa on riippuvainen mm. lähtötasosta. Alla laskettu kolme esimerkkitapausta. Vaikutus jonon pituuteen vaihtelee 22 % – 1000 %. 

Johtopäätös yhtälöstä. Vasteaika voi kuormituksen kasvaessa kymmenellä prosentilla joko kasvaa 22 %, 57 % tai jopa kymmenkertaistua. Ihminen luonnostaan helposti ajautuu ns. lineaarisuusvirheeseen ja ajattelee, että 10 % kuormitus kasvattaa aikaa 10 %.

Ajan lyhentämisen tarve?

Eletään mielenkiintoista aikaa. Internetin välityksellä asioiden (abstraktien asioiden) siirtyminen tapahtuu silmänräpäyksellä paikasta toiseen. Tuntuu, että kaikkialla halutaan kaiken tapahtuvan heti ja lyhyessä ajassa. Heti pitäisi saada palvelua, jo kiireettömäksi todetussakin asiassa. 

Minusta tuntuu, että aika on irrotettu palvelua tuottavasta systeemistä. Tämä lyhyt aika johtaa suuriin panoksiin, eli korkeaan kapasiteettiin. Jonottoman synonyymi on ääretön kapasiteetti. Tämän voi millä tahansa jonomallilla todentaa, myös käytännössäkin. 

Vaatimuksia ja toiveita annetaan, mutta pitää aina pitää mielessä toteutus. Jos vaatimus ja toteutus ovat ristiriidassa, tulee ihmiselle turhautumista ja uupumista, taloudessa mahdottomia epätoivottavia tuloksia. Jos vaadimme koko ajan nopeampaa, ei meillä riitä mitkään resurssit ja työntekijät.

Perusasiat

Perusasioiden ymmärtäminen on hyvä pohja moneen tilanteeseen. Operaatiotieteet (operation research) ja sen sovellus Tehdasfysiikka (Factory Physics) antavat hyvän kuvauksen operaatioista. Nämä eivät ole pelkkää matematiikkaa, vaan ne ovat paljon muutakin. Organisaatioissa/yrityksissä/tehtaissa/yms. puhutaan johtamisesta, mutta näyttää että se on usein vain tehtävien antoa ja vaatimista sekä motivointia. 

Olen saanut nähdä mielettömiä oivalluksia siitä, kuinka asiat ovat riippuvia toisistaan. On ymmärretty, miksi joku onnistuu ja joku ei. On oivallettu ”työkalujen” ja ”konseptien” tarkoitukset. Ei ihme, että useat ylistävät John Bichenon mm. Leanin taustalla olevaa Lean-tieteen (Lean Science) viittä keskeistä mallia, jotka auttavat ymmärtämään virtauksen dynamiikkaa, hukan muodostumista sekä varastojen merkitystä.

On ymmärrettävää, että ihmismieli haluaa jatkuvasti nopeammin, parempaa ja halvemmalla. Tämä vie meitä eteenpäin. Realismi täytyy huomioida, muuten ajan jatkuva lyhentäminen vie kaikki resurssit ja kapasiteetti loppuu. 

Nykyään saadaan asiat netistä nopeasti. Tämä tarkoittaa valtavaa kapasiteettia (investointia ja kustannusta) sekä energian kulutusta taustalla. Nämä sidotut resurssit ja kapasiteetti ovat meistä niin kaukana, että ne on helppo unohtaa. Unohtaminen ja näkemättömyys tapahtuu, koska abstrakteilla aloilla käytetään epäsuoran ansaintalogiikan mallia. 

Usein ei toimita netissä toisten ideoiman ansaintalogiikan varassa. Olemme töissä ja työt tulee tehdä ajoissa. Jatkuvan kiireen ja venyvien aikataulujen sekä tarvittavan kapasiteetin ymmärtämistä on tutkittu yli sata vuotta. Opettele sinäkin ja näe tämän ajan palvonta uusin silmin.

Lähde: 

Bicheno J., Hollweg M. 2016. The Lean Toolbox.